Über 1300 Teilnehmer, 87 Sponsoren und Supporter: Mit Mannheim ist die richtige Wahl für die Preisverleihung der ADAM & EVA Awards 2010 getroffen worden! Und: ADAM und EVA sind die Benchmarks in der Awardlandschaft – hier muss man dabei sein, wenn man sich mit den Besten messen und die Branche treffen will.
Insgesamt wurde ein Sponsoringvolumen von fast 1,3 Mio. Euro durch die Partner erbracht. „Eine Größenordnung, die wir uns zu Beginn der Planungen nicht erträumt hätten“, da sind sich der FAMAB-Vorsitzende Axel von Hagen genauso wie Jörn Huber von pro event live-communication aus Heidelberg sicher. Das Team von pro event zeichnet in diesem Jahr verantwortlich für Konzept und Umsetzung der Award Verleihung.
„Unsere Wahl fiel auf Mannheim, da die Metropolregion und das Congress-Center Rosengarten unseren Anspruch an das Veranstaltungskonzept am erfolgversprechendsten umsetzen konnten“, so FAMAB-Geschäftsführerin Elfie Adler, „und wir lagen mit unserer Entscheidung richtig, das belegen die Daten“. Weiterer Punkt, der für die Stadt der Quadrate spricht, ist gute Erreichbarkeit per Pkw, Bahn und Flugzeug: Städte wie Stuttgart und Frankfurt sind in rund einer halben Stunde mit dem ICE zu erreichen, nach Köln dauert es eine Stunde länger. Und für 59,– Euro konnten die Gäste mit der Bahn klimafreundlich in der ersten Klasse zur Veranstaltung kommen – grüner und günstiger geht es nicht.
Doch nicht nur die Region verhalf der Veranstaltung zum gewünschten Erfolg. „Wir haben uns viele neue Elemente für die Gala in Mannheim einfallen lassen,“ weiß Jörn Huber. Seine Aussage bezieht sich allerdings nicht (nur) auf sichtbare Elemente wie die neue Website, den neuen Preis in Form eines Apfels oder den Bühnenbau, sondern auch in puncto Nachhaltigkeit werden viele Aspekte im Hintergrund und für den Teilnehmer nicht unbedingt sichtbar umgesetzt, und zwar sowohl unter ökologischen, ökonomischen als auch sozialen Gesichtspunkten.
Die im Rahmen des Umbaus des CongressCenters Rosengarten bereits auf höchsten ökologischen Standard gebrachte Ausstattung bildet dafür eine gute Basis: Von Mülltrennung über Wärmerückgewinnungsanlagen bis hin zum Einsatz energiesparender Leuchtmittel mit Bewegungsmeldern und Dimmfunktion sind viele notwendige bauliche Bedingungen für ökologisch nachhaltiges Arbeiten bereits gegeben.
Mit bis zu 80 % bildet die Mobilität jedoch den größten Emissionsanteil einer Veranstaltung – d. h., die An- und Abreise der Teilnehmer sowie die Anlieferung von Mobiliar, Technik oder Catering-Equipment machen den bedeutenden Unterschied. Das bereits erwähnte klimaneutrale Bahnticket und eine Mobilitätsplattform zur Ermittlung der umweltfreundlichsten Anreise und Hotelzimmer bilden also konsequenterweise einen Aspekt des nachhaltigen Denkens.
Ein anderer ist, dass die Catering-Unternehmen der LECA, die aus allen Ecken Deutschlands nach Mannheim anreisen, auf vorhandenes Küchenequipment des an den Rosengarten angeschlossenen Dorint-Hotels zurückgreifen und somit einige Lkw-Ladungen an Equipment einsparen können. Auch sonstige benötigte Ausstattung wird – wenn nicht direkt auf vorhandenes Mobiliar aus dem Bestand des Congress Centers Rosengarten zurückgegriffen wird – so klimaneutral wie möglich transportiert. Damit wird der notwendige CO2-Ausstoß so gering wie nötig gehalten – denn ganz ohne geht es eben doch nicht.
Auch die soziale Komponente der Nachhaltigkeit kommt beim „ADAM & EVA“ zum Tragen: Eine Veranstaltung von der Größe der Award-Gala kommt nicht ohne eine ganze Reihe an unterstützendem Personal aus. Daher legen bei Auf- und Abbau sowie bei der Unterstützung der Betreuung während der Veranstaltung Studenten des Studiengangs Messe-, Kongress- und Eventmanagement von der Dualen Hochschule Baden-Württemberg in Mannheim mit Hand an. Ihre Arbeit soll aber nicht umsonst sein: Die Studenten bekommen für ihren Einsatz sogenannte Credits, d. h. Punkte, die zu ihrem Studienabschluss dazuzählen. Gleichzeitig wird das Budget für personelle Unterstützung damit entlastet.
Und so erleben die angehenden Eventmanager gleich in der Praxis, was es heißt, eine Großveranstaltung durchzuführen: An welcher Stelle muss besonders gut im Vorfeld geplant werden, um eine reibungslose Umsetzung zu garantieren? Welche Gewerke greifen wie ineinander? Worauf muss während der Durchführung speziell geachtet werden? All das sind Erfahrungswerte, die den Studenten langfristig ganz sicher im Gedächtnis bleiben werden und die sie für ihren späteren Einstieg in die Berufswelt nutzen können.
Neugierde schaffte die Werbung vor der Veranstaltung. Was hat eine Wüstenlandschaft mit „ADAM & EVA“ zu tun? Großprints im Eingang der Location gaben erste Hinweise. Auflösung bot der von Media Picture Group und den Backyard Pilots produzierte Eröffnungstrailer. Ab jetzt ist er auf YouTube zu bestaunen.
In der Kommunikation im Vorfeld der Veranstaltung wurde erstmalig auch der Kanal des Guerilla-Marketings genutzt. Mit zwei ausgefallenen Aktionen wurde auf die Preisverleihung in Mannheim hingewiesen. Einmal wurden mit Äpfel das ADAM & EVA Logo nachgebildet, einmal mit Sand der Schriftzug gestaltet. Beide Kommunikationsmaßnahmen machten regional Lust auf die Veranstaltung.
Erstmalig gab es bei der Award-Verleihung 2010 übrigens auch die Einbindung und Berücksichtigung von Web-2.0-Funktionalitäten vor, während und nach der Veranstaltung. „Uns war es wichtig, mehr Gewicht auf die Kommunikation vor und nach der Veranstaltung zu legen und so einen Spannungsbogen über den Abend hinaus zu schaffen“, so Stefanie Goerger, Projektleiterin von pro event. Interaktiv, bewegt und jederzeit verfügbar sollten die Nachrichten rund um den „ADAM & EVA“-Award sein – auch über den Veranstaltungstag hinaus. Seit Anfang September steht die neu überarbeitete Website im Netz, klar strukturiert und mit interaktiven Features wie Blog, Twitterfunktion oder Live-Bereich.
Auch an Couch-Potatoes und Agentur-Parties wurde gedacht: Die Preisverleihung und das anschließenden Programm wurden live gestreamt und standen damit weltweit zur Verfügung. Denn als alle Preise ihre glücklichen Gewinner gefunden hatten, war noch lange nicht Schluss: Highlights, Stimmen zur Show, Hintergrundinformationen zu den Gewinnerprojekten und noch vieles mehr erfuhren die Onsight- wie die Online-Teilnehmer aus der „Zwitscherstube“, in die alle Zuhausegebliebenen und Anwesenden interaktiv über die Twitter-Wall mit Fragen oder Kommentaren eingreifen konnten – Reaktion garantiert. Und übrigens: Auch hier schwang der Nachhaltigkeitsgedanke mit. Für den Live-Stream ins Netz wurde die im Rosengarten vorhandene Infrastruktur m:con_vidoc eingesetzt. Einziges Manko für alle außerhalb des Rosengartens: Sie konnten die Köstlichkeiten der LECA zwar sehen aber nicht probieren.
Schon im Vorfeld hielt der Blog ständig über die aktuellsten Themen und Entwicklungen rund um die „ADAM & EVA“-Planung auf dem Laufenden. Kommentare waren und sind hier übrigens immer gern gelesen. Und egal ob Facebook, Xing, YouTube oder Twitter – die wichtigsten Social-Media-Kanäle wurden und werden weiterhin mit Informationen bestückt, sodass kein Interessierter seine Nutzerpräferenzen ändern musste. Wenn das mal nicht individualisierte Massenkommunikation vom Feinsten ist!
Pressemappe ADAM + EVA 2010